Mikä ihmeen CDE?
Rakennushankkeen yhteinen tietoympäristö eli CDE (eng. Common Data Environment) on alusta, johon kootaan suunnittelun, rakentamisen ja käytön aikainen tieto. Käyttämällä sitä helpotat tiedon löytämistä ja päivittämistä sekä rakentamista ja ylläpitoa. Mutta mitä tämä tietotekniikan ja prosessin muutos käytännössä tarkoittaa?
Rakennusalalla on liian monta tietokoneohjelmaa
Kuvittele olevasi rakennushankkeen projektin vetäjä. Kuinka kauan sinulta menisi vastata tilaajan yksinkertaisiin kysymyksiin: Missä vaiheessa rakennushanke nyt on? Mitä on tehty viime viikkona?
Aluksi tietysti katsoisit läpi viime viikon tekstiviestit ja toiseksi sähköpostit, joita on tullut sadoittain. Kolmanneksi tarkastaisit projektipankkiin, neljänneksi suunnitelmiin ja viidenneksi työnhallintaohjelmiin tehdyt päivitykset. Lopuksi soittaisit vielä muutamalle henkilölle, jotta saisit vielä sen oikean tilannekuvan, mitä tapahtuu suunnittelupuolella ja työmaalla. Lopputuloksena olet takuulla selvitellyt asiaa tunnin tai kaksi.
Kuvittele nyt lennähtäneesi tulevaisuuteen, jossa projektillanne on käytössä yhteinen tietoympäristö. Tilaaja kysyy sinulta saman kysymyksen.
Nyt avaat yhden tietokoneohjelman, josta näet päivittyneet suunnitelmat, työtehtävät, tekstiviestit ja tiedostot yhdellä vilkaisulla. Kukin päivitys on vielä jaoteltu projektin ja projektivaiheen mukaan. Sitten soitat vielä pari puhelua varmistaaksesi, mitä on tapahtunut samana päivänä. Olet selvittänyt asiaa ehkä puoli tuntia.
Yhteinen tietoympäristö on käytännössä asioiden selvittelyn helpottumista. Se tarkoittaa, että tieto löytyy helpommin ja useimmiten yhden tietokoneohjelman kautta. Samalla se tarkoittaa, että rakentamisen prosessit ovat läpinäkyvämpiä ja dokumentoituja. Nykyinen rakentamisen tapahan jättää monet muutokset kokonaan dokumentoimatta, kun asioita päivitetään. Ja kuka voi dokumentoinnin vaikeudesta rakennusalan työntekijää syyttääkään? Nykyäänhän rakennushankkeisiinliittyvää tietoa käsitellään hajautetusti lukuisissa eri ohjelmissa:
- Suunnittelu tehdään erillisissä suunnitteluohjelmissa, kuten Revit, Archicad, AutoCAD, joista suunnitelmat tulostetaan erillisiksi tiedostoiksi.
- Eri osapuolten tuottamia tiedostoja hallitaan projektipankissa, kuten Sokoprossa, M-filessa tai BEMissä.
- Eri suunnitelmista tehdään jatkuvasti yhteentörmäystarkasteluja tietomallikoordinoinnissa. Tarkastelussa käytetään usein Solibria.
- Projektipankkiin tallennettuja tiedostoja tarkastellaan eri ohjelmistoilla, jolloin tiedostot ladataan katselijan omalle tietokoneelle tai organisaation verkkolevylle. Tarkastelussa käytetään usein Solibria.
- Teksti- ja numeropohjaisia tiedostoja ja raportteja pyöritetään usein Microsoftin ohjelmistoilla kuten Wordilla ja Excelillä.
- Hankkeen aikataulua hallitaan erillisellä aikatauluohjelmalla, kuten Planetilla, Tocoman Aikataululla tai MS Projectilla.
- Hankkeen tehtäviä käsitellään useilla eri tavoilla, mutta useimmiten ne välittyvät kokousmuistioiden,sähköpostien, tekstiviestien tai tehtävänhallintaohjelmistojen kautta.
- Kustannuksia hallitaan erillisellä kustannustenhallintaohjelmalla kuten SMProlla tai Scudolla.
- Kiinteistöportfolioita ja investointeja käsitellään vielä eri ohjelmistoissa, kuten Modelspacessa.
Kuka pystyy pitämään näin monessa lähteessä tapahtuvia muutoksia silmällä? Kuka tietää ajankohtaisen tilannekuvan? Harmillisen usein eri ohjelmat eivät edes siirrä tietoja keskenään, ja eriosapuolet päivittävät vaillinaisesti tietojaan eri järjestelmiin.
Ei ihme, että rakennusalan ihmisistä on tullutaikamoisia arjessa selviytymisen sankareita, ottaen huomioon miten monimutkaista rakennushankkeen hallitsemisesta on tullut.
Mutta eikö olisi hienoa, jos tähän sotkuun saataisiin jotain tolkkua? Yhteinen tietoympäristö vastaa kutsuun!
MITÄ CDE ELI YHTEINEN TIETOYMPÄRISTÖ ON?
Moderni CDE eli Yhteinen tietoympäristö perustuu standardiin ISO 19650 .Se luotiin ratkaisemaan rakentamisen tiedonhallinan ongelmia. Standardia kirjoittamassa ollut Tomi Henttinen kertoo standardin taustoista näin:
- Koko rakentamisen sektorihan on tuottavuudeltaan hyvin alhaista. Kaikki ne alat, jotka ovat kehittäneet digitalisaatiota ovat kasvaneet viimeisten vuosikymmenten aikana – mutta ei rakennusala.
- Iso-Britanniassa havahduttiin tähän tehokkuuden taantumiseen 2010-luvun puolessa välissä ja siellä ruvettiin määrätietoisesti määrittelemään, mitä rakentamisen digitaalinen muutos todellisuudessa vaatii. Siellä tunnistetiin, että digitalisaatio ei ole pelkkä uusi tietojärjestelmä, vaan tiedonhallinan uudet menettelytavat on sisäänrakennettava siihen järjestelmään. Olennaista on tiedon tunnistaminen ja validointi.
Uuden standardin myötä tietomallintamisen eli BIMin käyttö laajenee kattamaan muutakin kuin pelkän suunnittelun. Vaikka viime vuosina BIM tarkoitti usein 3D-mallia suunnitelmasta tai yhteistä projektipankkia, niin uusi standardi laajentaa muutoksen ulos tekniikkalähtöisyydestä. Yhteinen tietoympäristö ei tarkoita uutta ohjelmistoa, vaan uutta rakentamisen prosessia. Tomi Henttinen jatkaa:
- Yhteinen tietoympäristö ei ole pelkkä uusi tietokoneohjelma. Olennainen asia siinä on se, että ne informaatiokoosteet tunnistetaan. Eli järjestelmään syötettyyn tietoon liitetään informaatiovaatimuksia eli tunnisteita: Kuka on tiedon tuottanut? Mitä varten se on tuotettu? Kuka on tiedon tarkastanut? Mikä on tarkastuksen taso? Mihin rakentamisen vaiheeseen tieto liittyy – onko se työtiedosto, työryhmän sisällä jaettu tiedosto vai julkinen tiedosto?
Yhteinen tietoympäristö ei ole pelkkä uusi tietokoneohjelma. Järjestelmään syötettyyn tietoon liitetään metatieto eli tunnisteita: Kuka on tiedon tuottanut? Mitä varten se on tuotettu? Mihin rakentamisen vaiheeseen tieto liittyy?
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon oy
-Minne kaikki tämä informaatio tallennetaan? Nykyäänhän tietoon pirstaleisesti eri järjestelmissä, mutta yhteinen tietoympäristö pyrkii tuomaan kaiken tuon tiedon yhdelle alustalle. CDE ei siis tarkoita taas uutta ohjelmistoa – päinvastoin! Se kokoaa tiedot yhteen sovittuun lähteeseen ja vähentää eri tietokoneohjelmien määrää.
YHTEISEN TIETOYMPÄRISTÖN HYÖDYT
Yhteiseen tietoympäristöön koottu tieto sisältää kaiken tarpeellisen rakennuksen elinkaaren suunnitellusta ylläpitoon ja helpottaa monia rakentamisen osa-alueita: suunnittelua, rakentamista, logistiikkaa, rakennusluvan hakemista, hiilijalanjäljen laskentaa ja rakennuksen ylläpitoa. Kaikki projektin osapuolet näkevät samat tiedot saman pilvipalvelun kautta. Näin kaikki osapuolet työskentelevät paremmin yhdessä.
Hyöty yhteisestä tietoympäristöstä organisaatiolle tuleekin kahta kautta:
- asiakkaat saavat tilaamansakohteet nopeammin ja laadukkaampina
- teidän työntekonne muuttuu vaivattomammaksi
Laadukkaammat rakennukset tarkoittavat vähemmän korjaustöitä eli vähemmän kuluja asiakkaalle. Vaivattomuus taas laskee ärräpäiden määrää ja verenpainetta.
Asiakkaanne hyötyvät yhteisestä tietoympäristöstä monin tavoin:
- Rakennus on nopeampi ottaa käyttöön, koska rakennusaikaisten virheiden määrä on vähentynyt. Näin säästyy kaikkien rahaa ja aikaa.
- Tilaajien on helpompi suunnitella ja kilpailuttaa hankkeita, koska kustannuslaskenta nojaa laajempaa toteutuneeseen dataan.
- Asiakkaiden on helppo todeta, millä hankkeella on pienin hiilijalanjälki, koska jalanjäljen voi laskea suoraan tietoympäristössä.
- Loppukäyttäjien toiveet tiloista täyttyvät, koska tieto ei ole kadonnut missään prosessin vaiheessa.
Yhteisen tietoympäristön toimintatavat tekevät toiminnastanne selkeämpää, fiksumpaa, nopeampaa ja saumattomampaa kuin aikaisemmin. Se tarkoittaa nopeampia uusien hankkeiden käynnistämisiä, koska vanhaa kertynyttä tietoa on helpompi soveltaa ja löytää. Se tarkoittaa sujuvampia rakennuslupahakemuksia, joiden vaatimukset monipuolistuvat uuden rakennuslain myötä. Se tarkoittaa sujuvampaa suunnittelua, koska tietoa ei tarvitse ”pankittaa” useampaan järjestelmään taikka kaivaa eri lähteistä.
Yksinkertaisesti yhteinen tietoympäristö tarkoittaa säästettyä rahaa ja tyytyväisiä asiakkaita.
Jokaisen rakennuttajan, kiinteistönomistajan ja suunnittelijan kannattaakin ottaa yhteinen tietoympäristö käyttöön!
MITEN OTAT YHTEISEN TIETOYMPÄRISTÖN KÄYTTÖÖN
Yhteisen tietoympäristön voi teknisesti rakentaa monen jo olemassa olevan ohjelmiston ympärille, kunhan muistaa kaksi tärkeää asiaa: Tiedon helpon löytämisen ja prosessilähtöisyyden.
Yhteisestä tietoympäristöstä saatavat hyödyt eivät realisoidu, jos tiedot eivät ole oikeasti helposti löydettävissä. Se tarkoittaa, että kaikkiin kysymyksiin pitäisi löytyä vastaus yhdestä väylästä.
Yhteisestä tietoympäristöstä saatavat hyödyt eivät realisoidu, jos tiedot eivät ole oikeasti helposti löydettävissä. Se tarkoittaa, että kaikkiin kysymyksiin pitäisi löytyä vastaus yhdestä väylästä.
Jos käyttäjä ei voi löytää tietoa helposti, hän ei tule uutta järjestelmää käyttämään. Siksi me suosittelemme rakentamaan yhteisen tietoympäristön yhdelle ohjelmistoalustalle – vaikkapa Modelspaceen. Yksi salasana ja yksi käyttöliittymä laskevat kynnystä käyttäjälle käyttää järjestelmää päivittäin. Mitä useampia salasanoja ja väyliä on – sitä suuremmaksi kasvaa todennäköisyys, ettei tietoa päivitetä kaikkiin kanaviin ja tiedonhallinnan pakka hajoaa.
Yksi ohjelmistoalusta voi tarkoittaa teknisesti sitä, että tietoa voidaan tallentaa eri alustoille (esimerkiksi kustannustietoja kustannustenhallintaohjelmistoon), mutta tiedot linkittyvät kaikki yhteen pääjärjestelmään. Vaihtoehto on asettaa yhden järjestelmän käyttö prosessin ytimeen, mutta tässä piilee riski: ajatellaan tekniikkalähtöisesti eikä prosessilähtöisesti.
Toinen tärkeä ajatus, joka täytyy ottaa huomioon yhteistä tietojärjestelmää toteutettaessa, on prosessilähtöisyys. Teknisen järjestelmän tulisi toimia teidän organisaationne käytäntöjen mukaan – ei niin, että käytännöt täytyy muuttaa ohjelmiston mukaan. Tomi Henttinen kommentoi prosessilähtöisyyttä näin:
- Itse tekisin alkuun yleistasoisen kaavion, mikä on paras rakentamisen prosessi meidän organisaatiolle. Löytyykö sopivia tuotteita, jotka sopivat meidän yleisajatukseen? Sitten vasta valitsisin tietojärjestelmän. Lopuksi katsoisin, miten järjestelmää voin vielä muokataan mahdollisimman sopivaksi omalle toiminnalle.
- Vertauskuvallisesti: Voit kyllä hakata jakoavaimella naulaa, mutta olisihan sitä parempikin työkalu olemassa siihen touhuun. Jos meillä on jakari, niin sitten ruvetaan käyttämään pultteja. Ja silloin ne uuden työkalun tehot tulevatkin siitä, että tellingit voidaan kierrättää, vaikka alkukustannuksena metalliset tellingit ovatkin puisia kalliimmat.
- Toisto tuo halpuutta. Siksi sitä omaa prosessia tulee lopulta muokattua, että saadaan parhaat höydyt irti omasta järjestelmästä.
Toisto tuo halpuutta. Siksi sitä omaa prosessia tulee lopulta muokattua, että saadaan parhaat höydyt irti omasta järjestelmästä.
Tomi Henttinen, innovaatiojohtaja, Gravicon oy
Toki uuden prosessin ottaminen käyttöön sisältää omat riskinsä: Organisaatiolla parhaan prosessin miettiminen on työlästä. Ohjelmisto ei tue toimintaa vaan kahlitsee sitä. Käyttäjät eivät rupeakaan käyttämään ohjelmaa eivätkä dokumentoi tekemisiään, vaan jatkavat työntekoaan kuin mikään ei olisi muuttunut. Nämä kaikki sudenkuopat ovat onneksi vältettävissä.
Parhaan prosessin miettimisessä kannattaa hyödyntää erilaisia käyttäjien osallistamisen keinoja ja käydä huolella läpi kaikki käyttäjäosapuolet. Lisäksi prosessia mietittäessä kannattaa riisua ruusunpunaiset silmälasit nenältään: inhorealismi on paras ystäväsi! Kuten Tomi Henttinen asian kiteyttää:
- Toimivan prosessin digitalisoiminen on helpompaa kuin prosessin muokkaaminen digitaalisen laitteen ympärille.
Jotta ohjelmisto tukee toimintaa, niin ohjelmistojen ominaisuuksia kannattaa analysoida huolella. Vertaa myös eri ohjelmistoja toisiinsa ja muista nyrkkisääntö: kaikkia ohjelmiston hienoja vippakonsteja ei tarvitse ottaa käyttöön – toimintonapit kannattaa jopa pyytää räätälöimään käyttäjänäkymästä pois. Lisäksi moniin ohjelmiin voi pyytää lisäosia, jotka eivät ole tavanomaisia kaikissa organisaatioissa, vaikka ovatkin teille arkipäivää. Haasta siis ohjelmistotoimittajaasi!
Lopuksi käyttäjiä ei saa missään nimessä hylätä uuden ohjelman ja prosessin kanssa, vaan ne pitää ottaa käyttöön organisaatiossa muutosjohtamisen oppien mukaisesti. Yhteinen tietoympäristö ei määritelmällisesti ole vain pelkkä ohjelma, vaan se on uusi tapa toimia, jolloin sen käyttöönottoa pitää valvoa ja johtaa vuosien ajan. Käyttäkää siis aikaa yhteisen tietoympäristön vakiinnuttamisessa toimintaanne.
Tarvitsetko apua? Me voimme auttaa
Kuulostaako tämä kaikki vaikealta? Silloin suosittelen soittamaan meille. Me selitämme teille mielellämme, miten voitte kehittää omaa toimintaanne ja valita parhaan yhteisen tietoympäristön. Ensimmäisen konsultoinnin tarjoamme aina maksutta.
Autamme mielellämme niin prosessin kuvaamisessa, ohjelmistojen valinnassa ja muokkaamisessa, kouluttamisessa, muutosjohtamisessa kuin ylläpidossa.
Olemme lisäksi jo vuosia kehittäneet Modelspace-ohjelmistoa, jonne on helppo koota tietoa kustannusten hallinnasta, hankehallinnasta, projektinjohtamisesta, tilatietovaatimuksista ja tietomalleista. Se toimii erinomaisena pohjana useiden eri organisaatioiden yhteisille tietoympäristöille, kuten Senaatille, useille sairaanhoitopiireille ja SOK:lle.
Meiltä löytyy Suomen suurin ja asiantuntevin tietomalliasiantuntijatiimi, jotka ovat ratkoneet usean ison organisaation tiedonhallinnan ongelmia Ryhdiste-palveluilla, kuten auttaneet Finaviaa.
Joten jos haluat muuttaa parituntiset selvittelyt varteiksi, niin ota meihin yhteyttä. Me autamme mielellämme!