Kuopion yliopistollisella keskussairaalalla (KYS) käynnistyi keväällä 2018 Psykiatriatalon hankesuunnittelu. Projekti käynnistettiin lyhyellä varoitusajalla, ja hankkeen alusta lähtien mukana on ollut Modelpace-ohjelma tilavaatimusten hallinnassa. Aikasäästö verrattuna muihin toimintatapoihin oli pelkästään käynnistyksessä yli kuukausi, minkä lisäksi säästöä kertyy ajan kuluessa jatkuvasti. Hankkeen kaikkien vaiheiden tiedot ovat tallessa yhdessä paikassa ja sitä kautta kaikkien löydettävissä ja kopioitavissa edelleen – mitään ei siis tarvitse enää aloittaa kokonaan alusta.

Projektin lähtötilanne oli mielenkiitoinen ja myös haastava: Aikaisemmat sairaalakennukset kärsivät sisäilmaongelmista, minkä vuoksi päätettiin rakentaa uusi sairaala samalle, jo olemassa olevalle alueelle. Toteutusaikataulu oli tiukka. Hankkeen keulapaikalle toiminnalliseksi suunnittelijaksi valittiin Menna Kärnä, jolla on pitkä ja laaja kokemus alan asiantuntijana. Kärnä siirtyi Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle kesäkuussa 2018 Joensuusta, jossa oli toiminut saman tyyppisessä hankkeessa. Hänellä oli jo valmiiksi vankka kokemus alalta.

- Käytännössä aloitin työt kesäkuun alussa vailla Modelspace-osaamista ja opettelin ohjelman käytön. Muutamassa viikossa paketoitiin valmiiksi kokonaisuus, johon oli budjetoitu kaksi kuukautta. Tilaohjelman valmiiksi saattamisen jälkeen lähetin arkkitehdeille viestin, että he voivat aloittaa työstön omalta osaltaan. Näin se ei haukannut syksystä aikaa, vaan kaikki oli ”valmiina” työntekijöiden palattua kesälomiltaan. Myös itse pääsin lomalle tuossa välissä.

Modelspacen käyttöönotto hankkeessa

Modelspacen käyttöönotossa huomioitiin asiakkaan hankkeen tiedonhallinnan tarpeet. Asiantuntijana toimii Anna-Riitta Kallinen, jonka laaja sairaalahankekokemus toi tukea jo käyttöönotossa. Menna Kärnä kertoo Modelspacen helppokäyttöisyyden tukeneen oppimista, samoin molemminpuolisen kommunikoinnin Kallisen kanssa. Kokonaisuutena Kärnä kokee suurta helpotusta siitä, että mitään ei tarvitse luoda tyhjästä tai hakea tietoja erillisistä Exceleistä.

- Olisi valtava työ aloittaa hanke kokonaan puhtaalta pöydältä. Mitä tiloja tulee, kuinka monta, minkä kokoisia… Vastuu on suuri, ja olisi myös haastavaa muistaa ulkoa, mitä eri osapuolten kanssa on sovittu. Modelspacessa kaikki on kopioitavissa edelleen, ja ohjelma toimii tehtäväpohjaisesti. Lisäksi se auttaa hahmottamaan tilaohjelman eri hierarkiantasoja myös visuaalisesti, Menna Kärnä listaa.

Projektin alussa Anna-Riitta Kallinen toteutti asiantuntijana tilaohjelman hierarkisoinnin, jonka ansiosta tietomalli on helpommin tuotavissa siihen ja raportointi jouhevampi. Menna työsti tilaohjelman suunnittelua tarvelähtöisesti toiminnallisen suunnittelun näkökulmasta. Muun muassa avo- ja osastohoidon tilat hän pilkkoi eri yksiköhin ja osastoihin.

Modelspace kiinteistöomaisuuden hallinnassa

Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin vs. kiinteistöjohtaja Pekka Turunen kertoo Modelspacen hyödyistä kiinteistöomaisuuden laajemman hallinnan näkökulmasta:

- Modelspace-järjestelmä on käytössä organisaatiollamme useammassa hankkeessa, ja siitä on tullut osa tehokasta tapaamme hallita tilatietoa. Meillä on myös yhteistyöverkosto, jossa luomme vakioitua tietosisältöä sairaala- ja SOTE-kiinteistökohteisiin maakunnassa. Vaihdamme yhteistyöhankkeiden kanssa kokemuksia ja tietokantamuodossa olevia tilavaatimustietoja. Mukana yhteistyössä ovat meidän lisäksemme Iisalmen ja Varkauden terveyskampushankkeet, Joensuun Siun sote -sairaalahanke sekä Hollolan ja Lahden hyvinvointikeskukset. Yhteistyön myötä kaikissa hankkeissa on saatu tehostumista tilatietojen hallinnassa.

Asiakaskokemus Modelspacesta sairaalahankkeissa on ollut positiivinen. Ohjelman käyttö on tehostanut luvatusti hankkeen tilatietojen hallintaa.

- Modelspacen käyttöönotolla haettiin aikavoittoa, joka myös toteutui. Eikä enää tarvitse ”vahtia perään”, ovatko taulukkolaskennat oikeassa. Kuvaisin huippuohjelmaksi, Menna Kärnä päättää.

‍

Lisätietoja:

Menna Kärnä, Kuopion yliopistollinen keskussairaala: menna.karna@kuh.fi, +358 44 717 6838
Pauli Jantunen, Gravicon Oy: pauli.jantunen@gravicon.fi, p. +358 50 383 3789