Rakennushankkeen johtaminen edellyttää ajantasaista ymmärrystä siitä, missä hankkeessa mennään juuri nyt. Tilannekuva kokoaa päätöksenteon kannalta olennaisen tiedon yhteen ja auttaa tunnistamaan muutokset, poikkeamat ja asiat, jotka vaativat huomiota.
Tässä oppaassa kerromme, mitä tilannekuva tarkoittaa rakentamisessa, mistä hyvä tilannekuva muodostuu ja miten sitä voidaan hyödyntää yksittäisen hankkeen ja koko hankesalkun johtamisessa.
Tilannekuva on ajantasainen ja koottu näkymä rakennushankkeen tai hankesalkun olennaisista tiedoista. Se auttaa ymmärtämään, missä tilanteessa hanke on juuri nyt ja mitkä asiat vaativat huomiota tai päätöksiä. Rakentamisessa tilannekuva voi sisältää esimerkiksi aikataulu-, kustannus-, riski-, suunnittelu- ja etenemistietoja. Hyvä tilannekuva perustuu laadukkaaseen, yhdenmukaiseen ja riittävän ajantasaiseen tietoon.
Tilannekuva tarkoittaa päätöksenteon kannalta olennaisen tiedon kokoamista ymmärrettäväksi näkymäksi. Rakennushankkeessa tilannekuvan tehtävänä on auttaa hahmottamaan, missä hankkeessa mennään juuri nyt, miten tilanne on muuttunut ja missä asioissa tarvitaan reagointia.
Tilannekuva ei siis ole vain raportti tai kokoelma mittareita. Sen pitäisi auttaa muodostamaan yhteinen käsitys hankkeen tilanteesta.
Hyvä tilannekuva vastaa esimerkiksi kysymyksiin:
Tilannekuvan arvo syntyy siitä, että olennaiset tiedot voidaan hahmottaa nopeasti ilman, että käyttäjän täytyy etsiä niitä useista eri järjestelmistä ja raporteista.
Rakennushankkeessa tietoa syntyy jatkuvasti useissa eri lähteissä. Projektipankissa voi olla suunnitelmia ja dokumentteja, talousjärjestelmässä kustannustietoja, aikataulujärjestelmässä etenemistietoa ja erillisissä raporteissa riskejä tai päätöksiä.
Yksittäiset tiedot voivat olla saatavilla, mutta kokonaiskuvan muodostaminen voi silti olla vaikeaa.
Tilannekuva kokoaa hajallaan olevaa tietoa yhteen niin, että hankkeen johdon ei tarvitse käyttää aikaa tietojen etsimiseen ja yhdistämiseen ennen kuin itse tilanteeseen voidaan reagoida. Tämä on erityisen tärkeää tilanteissa, joissa hankkeen tila muuttuu nopeasti tai päätöksiä pitää tehdä useiden tietolähteiden perusteella.
Tilannekuvan sisältö riippuu siitä, mitä sillä halutaan saavuttaa. Kaikissa hankkeissa ei tarvita samoja tietoja.
Rakennushankkeen tilannekuva voi sisältää esimerkiksi:
Olennaista ei ole näyttää kaikkea mahdollista, vaan valita ne tiedot, joiden perusteella hanketta johdetaan.
Tilannekuva ja raportointi liittyvät läheisesti toisiinsa, mutta niiden käyttötarkoitus on hieman erilainen.
Raportointi tarkastelee usein sitä, mitä tietyn ajanjakson aikana on tapahtunut. Esimerkiksi kuukausiraportissa voidaan kuvata hankkeen kustannus- ja aikataulutilannetta raportointihetkellä. Tilannekuvan tavoitteena on puolestaan muodostaa mahdollisimman ajantasainen käsitys nykytilanteesta.
Eron voi tiivistää näin:
Raportointi kertoo, mitä on tapahtunut.
Tilannekuva kertoo, missä olemme nyt.
Tiedolla johtaminen auttaa päättämään, mitä tehdään seuraavaksi.
Tilannekuvan tärkeimpiä tehtäviä on nostaa esille se, mikä vaatii huomiota.
Jos kaikki tieto esitetään samanarvoisena, käyttäjän täytyy itse etsiä olennaiset poikkeamat suuresta tietomäärästä.
Hyvä tilannekuva auttaa tunnistamaan esimerkiksi:
Tilannekuvan pitäisi siis vähentää tiedon tulkitsemiseen kuluvaa aikaa ja auttaa kohdistamaan huomio oikeisiin asioihin.
Tilannekuva on käyttökelpoinen vain, jos sen taustalla oleva tieto on riittävän ajantasaista.
Jos hankkeen tilannekuva päivittyy vain harvoin, se voi näyttää tilanteen, joka ei enää vastaa todellisuutta. Ajantasaisuus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaiken tiedon pitäisi päivittyä reaaliajassa. Päivitystiheys kannattaa määritellä tiedon käyttötarkoituksen perusteella. Esimerkiksi osa hanketiedoista voi päivittyä päivittäin, osa viikoittain ja osa vain päätöspisteiden yhteydessä.
Olennaista on, että käyttäjä tietää, kuinka tuoreeseen tietoon tilannekuva perustuu.
Yksittäisessä rakennushankkeessa tilannekuva auttaa hankkeen johtoa hahmottamaan kokonaisuuden.
Sen avulla voidaan seurata esimerkiksi aikataulun, kustannusten, suunnittelun ja riskien kehittymistä rinnakkain. Kun keskeiset tiedot ovat yhdessä näkymässä, hankkeen johto voi tunnistaa riippuvuuksia, joita yksittäisiä raportteja tarkastelemalla ei välttämättä huomata. Esimerkiksi suunnittelun viivästyminen voi vaikuttaa aikatauluun, hankintoihin ja kustannuksiin. Tilannekuva auttaa hahmottamaan näitä vaikutuksia kokonaisuutena.
Tilannekuvan merkitys kasvaa organisaatioissa, joissa on samanaikaisesti useita hankkeita.
Johto ei yleensä tarvitse jokaisen hankkeen kaikkia yksityiskohtia, vaan mahdollisuuden nähdä nopeasti:
Hankesalkun tilannekuva auttaa kohdistamaan huomion poikkeamiin ja vertailemaan hankkeita yhteisten mittareiden perusteella. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että eri hankkeista tuotettava tieto on riittävän yhdenmukaista.
Tilannekuva on usein visuaalinen.
Tietoa voidaan esittää esimerkiksi:
Visualisoinnin tarkoituksena ei ole tehdä tiedosta näyttävää, vaan tehdä siitä helpommin tulkittavaa.
Esimerkiksi karttanäkymä voi auttaa ymmärtämään hankkeiden maantieteellistä jakautumista, kun taas aikajana voi auttaa havaitsemaan aikataulujen päällekkäisyyksiä.
Hyvä visualisointi auttaa käyttäjää ymmärtämään kokonaisuuden nopeasti ja siirtymään tarvittaessa tarkempaan tietoon.
Hyvä käyttöliittymä tai visualisointi ei yksin takaa hyvää tilannekuvaa.
Jos tilannekuvan taustalla oleva tieto on vanhentunutta, puutteellista tai eri hankkeissa eri tavalla määriteltyä, myös muodostuva kokonaiskuva voi olla harhaanjohtava. Siksi toimiva tilannekuva edellyttää rakentamisen tiedonhallintaa.
Keskeisille tiedoille pitää määritellä esimerkiksi:
Tilannekuva on siis näkyvä lopputulos, mutta sen laatu riippuu suurelta osin taustalla olevasta tiedonhallinnasta.
Tilannekuvan kehittäminen kannattaa aloittaa johtamisen tarpeista.
1. Määrittele käyttäjät.
Kuka tilannekuvaa käyttää ja millaisia päätöksiä hänen pitää tehdä?
2. Tunnista keskeiset kysymykset.
Mitä käyttäjän pitää pystyä näkemään nopeasti?
3. Valitse olennaiset tiedot.
Mitkä tiedot auttavat vastaamaan näihin kysymyksiin?
4. Määrittele tiedon lähteet ja vastuut.
Mistä tiedot tulevat, kuka niitä ylläpitää ja kuinka usein ne päivittyvät?
5. Vakioi tiedot.
Varmista, että eri hankkeissa samat käsitteet ja mittarit tarkoittavat samaa asiaa.
6. Visualisoi tieto tarkoituksenmukaisesti.
Näytä kokonaisuus ensin ja mahdollista siirtyminen yksityiskohtiin tarvittaessa.
7. Liitä tilannekuva johtamisen käytäntöihin.
Sovi, missä tilanteissa tilannekuvaa tarkastellaan ja miten havaittuihin poikkeamiin reagoidaan.
Tilannekuvan tavoitteena ei ole tuottaa uutta raportointikerrosta vaan helpottaa olemassa olevan tiedon hyödyntämistä.
Kiinteistönomistajalla on samanaikaisesti käynnissä useita uudisrakennus- ja peruskorjaushankkeita. Jokainen projektipäällikkö raportoi oman hankkeensa tilanteesta kuukausittain, mutta raportit ovat rakenteeltaan erilaisia ja johdon on vaikea vertailla hankkeita keskenään.
Organisaatio määrittelee hankkeille yhteiset perustiedot ja keskeiset mittarit, kuten hankkeen vaiheen, kustannusennusteen, aikataulutilanteen ja keskeiset riskit.
Tiedot kootaan yhteiseen hankesalkun tilannekuvaan.
Johto näkee yhdestä näkymästä, että suurin osa hankkeista etenee suunnitellusti, mutta kahdessa hankkeessa kustannusennuste on noussut ja yhdessä hankkeessa aikatauluriski on kasvanut.
Huomio voidaan kohdistaa heti näihin hankkeisiin, ja tarkempaan tietoon voidaan siirtyä tarvittaessa hankekohtaisesti.
Tilannekuva ei poista projektipäälliköiden raportointia, mutta se tekee kokonaisuuden ja poikkeamat näkyviksi ilman manuaalista tietojen yhdistämistä.
Toimiva tilannekuva:
Tilannekuvaa rakennettaessa houkutus on helposti tuoda samaan näkymään mahdollisimman paljon tietoa. Graviconin näkökulmasta hyvä tilannekuva toimii päinvastoin: se rajaa näkyviin juuri ne asiat, jotka ovat käyttäjän päätöksenteon kannalta olennaisia.
Tilannekuvan rakentaminen pitäisi siksi aloittaa käyttäjien tarpeista eikä teknisestä ratkaisusta.
Johdon, rakennuttajan ja projektipäällikön tarvitsemat näkymät eivät välttämättä ole samanlaisia. Ylimmälle johdolle voi olla tärkeintä hahmottaa hankesalkun kokonaisuus ja merkittävimmät poikkeamat, kun taas projektipäällikkö tarvitsee tarkempaa tietoa yksittäisen hankkeen tilanteesta.
Tilannekuvan taustalla olevan tiedon pitää lisäksi olla laadukasta, yhdenmukaista ja riittävän ajantasaista.
Parhaimmillaan tilannekuva vähentää raportointiin liittyvää manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa itse johtamiseen, päätöksentekoon ja poikkeamien reagointiin.
Tilannekuva on koottu ja riittävän ajantasainen näkymä päätöksenteon kannalta olennaisista tiedoista. Sen tarkoituksena on auttaa hahmottamaan yhdellä silmäyksellä, missä tilanteessa hanke tai hankesalkku on juuri nyt ja mitkä asiat vaativat huomiota.
Rakennushankkeen tilannekuva voi sisältää esimerkiksi hankkeen vaiheen, aikataulun, kustannustilanteen, kustannusennusteen, riskit, suunnittelun etenemisen, päätökset ja muut johtamisen kannalta tärkeät tiedot.
Hyvä tilannekuva on selkeä, tarkoituksenmukainen ja riittävän ajantasainen. Se näyttää käyttäjälle ensisijaisesti päätöksenteon kannalta olennaiset asiat, tekee poikkeamat näkyviksi ja mahdollistaa tarvittaessa siirtymisen tarkempaan tietoon.
Graviconin asiantuntijat auttavat määrittämään, johtamaan ja varmistamaan rakennushankkeen tietosisällöt koko hankkeen ajan.
Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä!
