Espoo tunnisti tarpeen kehittää hankkeiden tiedonkulkua jo vuonna 2008. Viimeisin tieto pitää olla kaikkien osapuolten käytettävissä ja täydennettävissä samanaikaisesti. Espoo rakentaa paljon vakiintuneita ja samankaltaisia kohteita. Toiminnan pohjaksi piti kehittää yhteinen tapa toimia ja löytää järjestelmä, joka tukisi tavoitetta. Espoo käyttää Modelspacea, jotta jokaisessa hanke-esityksessä olisi riittävät tiedot. Erilaisista vakiintuneista kohteista, kuten päiväkodeista, kouluista ja neuvolatiloista, on olemassa malli (template), jota käytetään pohjana uusissa hankkeissa. Nimikkeistö kehittyy jokaisen hankkeen myötä. Alkuvaiheessa töitä tehtiin paljon, jotta mallit saatiin luotua ja sittemmin pohjatyötä on päästy hyödyntämään. Modelspace on työkalu, joka tehostaa kilpailutusta, parantaa laatua ja säästää merkittävästi työaikaa. Työskentely useiden eri konsulttien kanssa on helpottunut, koska kaikki toimivat samassa vakioidussa ympäristössä. Ohjelmassa on paljon ominaisuuksia jotka tekevät siitä hyvän työkalun.
Käyttö on sujuvaa ja tieto on kerättynä yhteen paikkaan, jonne kaikilla osapuolilla on pääsy kaikkina vuorokauden aikoina. Tieto on muokattavissa ja saatavilla. Yhteistyö toimii hyvin ja ohjelma kehittyy jatkuvasti helpottaen käyttäjien työtä.
Julkisen rakentamisen, asuntorakentamisen sekä kaupan ja teollisuuden aloilla on paljon hankkeita, joissa tehdään samanlaisia tai samankaltaisia tiloja samoille tai samankaltaisille käyttäjille. Suunnittelun lähtökohtia yhdenmukaistamalla ja vakioimalla voidaan hankkeiden käynnistämistä nopeuttaa, tiedonkulkua parantaa ja mahdollistaa oppiminen uusista projekteista ja siten kehittää lähtötietoja tulevissa projekteissa.
Modelspace mahdollistaa toistuvan rakentamisen merkittävän tehostamisen yhdenmukaisen toimintatavan kautta.
Espoo päätyikin yhdessä Graviconin kanssa kehittämään ja ottamaan käyttöön kaikissa hankkeissaan Modelspacen, jonka tilamoduuli mahdollistaa hankkeiden lähtötietojen systemaattisen keräämisen, raportoinnin ja muokkaamisen. Tuloksellinen yhteistyö alkoi jo vuonna 2008 ja on jatkunut siitä lähtien.
Espoo on Suomen toiseksi suurin kaupunki ja kuuluu yhdessä Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kanssa pääkaupunkiseutuun. Espoo hallinnoi 1,1 miljoonan m2 kiinteistöomaisuutta ja on merkittävä rakentaja. Vuonna 2014 sen rakentamisen investoinnit olivat 79 M€. Kaupungin vision mukaan julkiset toimitilat tuotetaan rakennusten käyttäjien tarpeiden mukaisesti; on tärkeää, että tilat ovat toimivia, terveellisiä ja viihtyisiä. Tilojen tulee myös täyttää niille asetetut toiminnalliset ja tekniset laatuvaatimukset, sekä olla investointi- ja käyttökustannuksiltaan edullisia.
Liikevaihto 188 553 685 €
Tase 726 252 407 €
Tulos 6 029 526 €, tuloksen osuus liikevaihdosta 3,2 %
Investoinnit yhteensä 79 023 133 €, investointien osuus liikevaihdosta 42 %
Vuokrattava pinta-ala 1 132 016 m², kiinteistöomaisuuden käyttöaste 91 %
Keskimääräinen neliövuokra 13,75 €/m²/kk
Henkilöstö 85
Espoo on merkittävä rakentaja, joka tuottaa kuntalaisille ja yrityksille monipuolisia tiloja. Perinteisesti rakennushankkeet ovat olleet ainutlaatuisia ja monet toimintatavat tapauskohtaisia. Espoon näkökulmasta tämä oli tehoton tapa toimia, eikä sillä varmistettu haluttua laatutasoa.
Jokainen hanke ei ole 100% ainutlaatuinen.
Tyypillisesti uuden hankkeen alkaessa aikaa meni päiväkausia lähtötietojen keräämiseen. Espoo havaitsi, että jokaisessa hankkeessa oli sille tyypillisiä vaatimuksia, jotka toistuivat muissakin hankkeissa. Moninaisten hankkeiden, kuten koulujen, päiväkotien sekä senioriasumisen “Elä ja asu”-keskuksien, onnistumisen varmistamiseksi Espoo tarvitsi uuden ratkaisun. Ratkaisun, jonka avulla voidaan varmistaa tiedonkulku osapuolten välillä. Lisäksi tuli huolehtia, että jokaisessa hankkeessa täyttyvät Espoon asettamat toiminnalliset vaatimukset rakennettaville tiloille. Espoo toimii hankkeissa monien osapuolien kanssa. Usein konsulttien tuottama materiaali erosi suuresti hankkeesta toiseen, mikä vaikeutti tarjousten vertailua ja kokonaiskuvan muodostamista.
Espoo halusi myös saada asiakkaan äänen kuuluviin. Käyttäjien toiveet ennen hankkeen aloittamista tuli saada tallennettua. Jokaisen hankkeen alussa Espoo käytti merkittävästi aikaa tietojen koostamiseen eri osapuolille.
Toisaalta myös palaute sekä hankkeen aikana että sen jälkeen piti saada kerättyä, jotta hankkeesta opittaisiin. Hankekokemus on tärkeä tieto, jonka avulla voidaan arvioida hankkeen onnistumista. Oli selvää etteivät perinteiset Excel-pohjaiset ratkaisut mahdollistaneet haluttua toimintamallia. Lisäksi Espoo tarvitsi kumppanin, joka pystyi konsultoimaan ja sparraamaan prosessien kehityksen ja tietomallien osalta.
Modelspaceen rakennetut kohdemallit mahdollistavat hankkeen käynnistämisen helpommin kuin aiemmin. Modelspacen avulla hankkeen käynnistämistä voidaan nopeuttaa huomattavasti, koska lähtötiedot ovat yhdessä paikassa ja helposti hyödynnettävissä. Espoo aloitti järjestelmällisen työskentelyn erilaisten kohteiden ja niiden tilavaatimusten määrittelemiseksi. Esimerkiksi päiväkodin tyypilliset tilat, kuten huolto- ja opetustilat ja niiden ominaisuudet, on määritelty valmiiksi. Jokaisessa uudessa hankkeessa nämä tiedot ovat muokattavissa. Espoo aloitti määrittelytyön kouluista ja päiväkodeista.
Seuraavaksi Espoo halusi laajentaa samaa toimintamallia palveluasumisen monitoimitaloihin, ”Elä ja asu”-keskuksiin, sekä kuntatason sote-yksiköihin kuten hammashoitoloihin ja neuvolatiloihin.
Perinteisin työkaluin tietomäärä ei olisi ollut hallittavissa.
Tiedon pitäminen ajan tasalla olisi ollut lähes mahdotonta. Espoon tapa toimia on erinomainen esimerkki rakentamisen tehostamisesta hyödyntämällä kohteiden vakiointia ja yhdistämällä siihen jokaisessa hankkeessa erilaisia käyttäjien tarpeita ja vaatimuksia. Hankkeen alkuvaiheessa sopivasta mallista saadaan jokaiselle tilalle lähtökohtaisesti hyvät ominaisuudet, joita voidaan täydentää hankekohtaisesti. Näin päästään varmasti hyvään lopputulokseen.
Moderni pilvipalvelu mahdollistaa tiedon jakamisen käyttäjien välillä. Käyttöoikeuksien avulla voidaan varmistaa, että jokaisessa projektissa osallistujat näkevät vain heille kuuluvan tiedon. Suurempi haaste on ratkaista erilaisten hankkeiden tilavaatimusten hallinta.
Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen jokaisessa hankkeessa.
Nykyään Espoo hyödyntää Modelspacea vakiintuneena toimintatapana. Jokaisesta hankkeesta kootaan Modelspacen avulla hanke-esitys, jota voidaan käyttää myös tarjousten liitteenä sekä suunnitteluohjeena. Vakioitu toimintamalli varmistaa, ettei hankkeissa tarvitse käyttää aikaa ”pyörän uudelleen keksimiseen”, ja että parhaat käytännöt otetaan mukaan jo alkumetreiltä. Espoon käyttämät konsultit tuottavat tietoa vakioituun ympäristöön, mikä säästää aikaa, kun tietoja ei tarvitse erikseen koostaa yhteen. Hankkeista voidaan kerätä palautetta ja siten oppia ja kehittää malleja tulevia hankkeita varten. Tämä jatkuva oppiminen tehostaa Espoon toimintaa ja tukee rakentamisen tehostumista ja laadun paranemista.
Espoo kerää hankkeissa vaatimuksia ja ideoita suoraan tulevilta käyttäjiltä. Näin voidaan olla varmoja, että lopputulos vastaa parhaalla mahdollisella tavalla tarpeisiin, jolloin tilat saadaan nopeasti käyttöön. Tämä parantaa viihtyisyyttä ja ennen kaikkea asiakastyytyväisyyttä, koska vaatimukset eivät huku prosessiin tai pöytälaatikkoon, vaan ne otetaan huomioon. Modelspace on paikka, jossa tulevalle asiakkaalle voi esittää, mitä ollaan rakentamassa.
Pidän Modelspacea itsestäänselvyytenä hankkeissa.
Aulikki Torniainen; pääkäyttäjä
Espoo on luonut “tilakeskusmallin” eli toimintatavan, joka sopii kunnallisille rakentajille sekä suuremmille ammattimaisille rakennuttajille. Espoo jakaa työnsä tuloksia sekä materiaalia ja on kutsunut muita tilakeskuksia yhteistyöhön kehittämään toimintaa.
Espoon kehittämä tapa toimia sopii monille ammattimaisille rakennuttajille, jotka vastaavat tilojen laadusta ja hankkeiden onnistumisesta. Toistettavuutta esiintyy hanketasolla ja varsinkin erilaisten hankkeiden tiloissa. Julkisen-, asuntorakentamisen sekä kaupan ja teollisuuden aloilla on paljon rakentamista, jossa tehdään samanlaisia tai samankaltaisia tiloja samoille tai samankaltaisille käyttäjille. Lähestymällä projekteja järjestelmällisesti tilojen kautta voidaan tehostaa niin suunnittelua, rakentamista kuin tilojen ylläpitoakin. Tietomallinnuksen lisääntyminen vaatii työkaluja tiedonhallintaan, ja Modelspace mahdollistaakin tavan päästä kiinni huonekorttien tietoihin tietomallin kautta.
Gravicon on Suomen johtavia tietomallinnuksen asiantuntijayrityksiä. Digitalisaatio on muuttanut ja tulee muuttamaan rakennusalaa jatkuvasti. Olemme rakennushankkeidentietojohtamisen asiantuntijoita. Rakennushankkeiden tietojohtaminen on ”hankkeen johtamista paremman ja tarkemman hanketiedon avulla.”
Gravicon toimii tietomalliasiantuntijana Suomen huomattavimmissa hankkeissa. Konsultointipalvelut kattavat tietomalliprosessien suunnittelua ja monipuolista koulutusta aiheesta. Modelspace on Graviconin kehittämä ohjelmisto rakennusprojektien johtamiseen.
