Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö (Hoas) on Suomen suurin opiskelija-asuntosäätiö. Se vuokraa, ylläpitää ja rakentaa kohtuuhintaisia asuntoja pääkaupunkiseudun alueella toimivien oppilaitosten päätoimisille tutkinto-opiskelijoille. He päättivät testata syksyllä 2022 Modelspacea, koska etsivät vaihtoehtoja Excelille hankehallinnassa.
”He toivoivat pelkistettyä järjestelmää. Aiemmin heillä oli käytössä yksi Excel-tiedosto, johon merkittiin rakennus- ja korjaushankkeiden tietoja,” kertoo Juho Vuolteenaho Modelspacen tuotepäällikkö. ”Voi helposti kuvitella, miten hankalaa on muuttaa tietoja yhdessä tiedostossa, jota useat henkilöt yrittävät käyttää samanaikaisesti – ja miten arvokas tuo yksittäinen dokumentti on. Sille ei saisi tapahtua mitään.”
Gravicon tarjosi Hoasille Modelspace-pilottia, jossa voi helposti testata Modelspacen sopivuutta omaan toimintaan. Pilotissa tarjottiin Modelspace käyttöön kuudeksi kuukaudeksi, koulutukset ohjelmiston käyttöön ja ohjelmiston räätälöinti omien tarpeiden mukaiseksi. Lisäksi Hoasille luotiin raporttipohja, jota Modelspace täydentää automaattisesti.
”Olemme huomanneet, että raporttien luonti on raskas ja hieman puuduttava työvaihe, joka toistuu yllättävän monen rakennuttajan arjessa. Onneksi olemme voineet tarjota tähän helpotusta – Modelspacella kun tämä käy helposti,” toteaa Vuolteenaho tyytyväisenä. ”Modelspaceen kootaan tärkeimmät avaintiedot hankelistaukseen, jonka avulla hankkeita on helppo hallita. Omat hankkeet, suunnitteilla tai rakenteilla olevat hankkeet löytyvät nopeasti. Tämä säästää huomaamatta paljon aikaa työpäivän aikana.”
Hoasin toiminnassa ovat mukana Helsingin yliopiston ja Aalto-yliopiston ylioppilaskunnat sekä 10 muuta ylioppilaskuntaa ja ammattikorkeakoulujen opiskelijakuntaa. Hoasin kiinteistöjohtaja Kim Lindholm kuvailee Modelspacen tuomia etuja: ”Meidän arjessamme Modelspacen käyttö näkyy tietynlaisena turvallisuuden tunteena. Meillä on noin 70 hanketta, ja Modelspacen myötä, jos minulla olisi tässä tietokone, voisin kolmessakymmenessä sekunnissa näyttää tiedot mistä tahansa niistä.” Hankkeiden ajantasaisen tiedon saatavuus vähentää projektipäällikköjen huolia ja vähentää väärinymmärryksiä.
”Meidän piloteissamme on tärkeää, että käyttäjät pääsevät kokeilemaan ohjelmaa omissa työtehtävissään. Näin käyttäjät pääsevät näkemään, miten Modelspace toimii heidän omassa arjessaan ja omien hankkeiden tiedoilla,” kertoo Vuolteenaho. ”Meistä oli hienoa, että asiakkaan puolelta kannustettiin käyttämään ohjelmaa päivittäin. Aika nopeasti heillä syntyi idea siitä, että tällä systeemillä mennään.”
Lopulta Hoas otti käyttöön Modelspacen keväällä 2023. Se oli heille kompakti palvelu, joka ratkoo heidän ongelmansa. Gravicon piti käyttöönoton mahdollisimman yksinkertaisina.
”Tai kuten ensimmäisessä keskustelussamme meille kerrottiin: Emme halua mitään IT-hanketta!” Vuolteenaho naurahtaa.
Tässä tavoitteessa onnistuttiin. Lindholm itse luonnehtii Modelspacea sanoin: ”Toimiva, selkeä ja yksinkertainen”.
"Toimiva, selkeä ja yksinkertainen”.
Kim Lindholm, kiinteistöjohtaja, HOAS
”Pilotti on reilu tapa testata,” tiivistää Vuolteenaho, mitä pilotilla tarkoitetaan. ”Pilotti on reilu niin asiakkaalle kuin toimittajalle.”
Pilotissa potentiaalinen käyttäjä pääsee kokeilemaan ohjelmistoa helposti omassa työssään, asiakkaan omilla hankkeilla ja prosesseilla. Se antaa hyvän kuvan ohjelmiston vahvuuksista ja heikkouksista.
Myös Hoasin edustaja Lindholm näkee pilottivaiheen monet hyödyt. Lindholm kehuu Graviconin pilottivaiheen asiantuntijoiden kykyä huomata Hoasin tarve järjestelmän yksinkertaisuudelle ja helppokäyttöisyydelle. ”Yhteinen sävel löytyi nopeasti, vaikka lähtökohtaisesti puhummekin eri kieliä”, Lindholm kehuu pilottivaiheen lähestyttävyyttä.
Todenmukainen kuva ohjelmistosta on reilu niin asiakkaalle kuin toimittajallekin. Toimittaja saa pilotista arvokasta palautetta ja kehitysideoita suoraan ohjelmiston käyttäjiltä. Pilotti taas ei sido asiakasta ohjelmistoon, vaan käytön voi lopettaa pilottivaiheen päätyttyä.
Hoasin tapauksessa pilotista on vain hyvää sanottavaa: ”Meitä on kuunneltu, me ollaan opittu ja haluan korostaa, että meillä ei ollut meidän puoleltamme yhtään IT-ihmistä mukana ja silti ollaan onnellisesti maalissa”, Lindholm tiivistää. Asiakkaan toiveiden mukaisesti Modelspacen käyttöönotto ei ollut IT-hanke vaan pilotin aikana keskityttiin ratkomaan hankesalkun hallinnan ja johtamisen haasteista. Modelspacesta myös muotoiltiin juuri Hoasin tarpeisiin sopiva riittävän yksinkertainen ja helppokäyttöinen järjestelmä.
”Meitä on kuunneltu, me ollaan opittu ja haluan korostaa, että meillä ei ollut meidän puoleltamme yhtään IT-ihmistä mukana ja silti ollaan onnellisesti maalissa”
Kim Lindholm, kiinteistöjohtaja, HOAS
”Me tietysti teemme kaikkemme, että pilotti onnistuu. Modelspace antoi Hoasille sujuvan tavan hallita tietoa, jolla heidän toimintansa on tehokkaampaa ja vaivattomampaa”, Vuolteenaho kuvaa.
Haluatteko kuulla lisää pilotista? Ota yhteyttä!
Pilotissa asiakkaalle luodaan todellista käyttötarvetta vastaava ympäristö Modelspace-ohjelmaan, jota asiakas saa käyttää puoli vuotta.
Pilotti sisältää projektin alustamisen, asiakkuuden ja käyttäjäprofiilien luomisen, projektin tietojen perustamisen ja pääkäyttäjätuen. Näillä varmistetaan asiakkaan menestyksekäs Modelspacen käyttö. Lisäksi hankkeen osapuolille tarjotaan koulutus järjestelmään, kahdesta viiteen määrittelytyöpajaa ja kuukausittaiset käyttöklinikat, joiden aikana käyttäjät voivat kertoa käyttökokemuksista. Pakettiin voidaan asiakkaan pyynnöstä lisätä järjestelmän räätälöintiä tai lisäkonsultaatiota.
Puolen vuoden käytön jälkeen asiakas päättää, haluaako jatkaa Modelspacen käyttöä.
Asiakas: Hoas - Helsingin opiskelija-asuntosäätiö
Aikataulu: 2022–2023
Omistajuus: Yli 10 000 asuntoa (yli 480 000 m2)
