Rakennushankkeessa syntyy valtava määrä tietoa suunnittelusta, rakentamisesta ja rakennuksen käytöstä. Rakentamisen tiedonhallinnan tehtävänä on varmistaa, että tämä tieto on löydettävissä, luotettavaa ja hyödynnettävissä silloin, kun sitä tarvitaan.
Tässä oppaassa kerromme, mitä rakentamisen tiedonhallinta tarkoittaa, miksi se on tärkeää ja miten hyvin hallittu tieto tukee rakennushankkeen onnistumista ja rakennuksen koko elinkaarta.
Rakentamisen tiedonhallinta tarkoittaa rakennushankkeessa syntyvän tiedon suunnitelmallista määrittelyä, tuottamista, hallintaa, jakamista ja hyödyntämistä. Sen tavoitteena on varmistaa, että oikea ja ajantasainen tieto on oikeiden osapuolten käytettävissä oikeaan aikaan. Toimiva tiedonhallinta vähentää tiedon hajanaisuutta ja päällekkäistä työtä sekä parantaa tiedon laatua ja hyödynnettävyyttä hankkeen ja rakennuksen koko elinkaaren aikana.
Rakennushankkeessa syntyy ja käsitellään jatkuvasti suuria määriä tietoa. Tietoa syntyy esimerkiksi suunnitelmissa, tietomalleissa, tila- ja vaatimusluetteloissa, aikatauluissa, kustannusarvioissa, päätöksissä, asiakirjoissa ja rakennustuotteita koskevissa tiedoissa.
Rakentamisen tiedonhallinnalla tarkoitetaan toimintatapoja ja ratkaisuja, joiden avulla määritellään, mitä tietoa hankkeessa tarvitaan, miten tieto tuotetaan, missä muodossa sitä ylläpidetään, miten sen laatua hallitaan ja miten tieto välitetään eri osapuolten ja hankevaiheiden välillä.
Tavoitteena ei ole kerätä mahdollisimman paljon tietoa. Olennaista on tuottaa tarkoituksenmukaista, laadukasta ja käyttökelpoista tietoa, jota voidaan hyödyntää hankkeen eri vaiheissa.
Rakennushanke muodostuu useiden organisaatioiden, järjestelmien ja tietolähteiden kokonaisuudesta. Tilaaja, rakennuttaja, suunnittelijat, urakoitsijat ja muut osapuolet tuottavat ja käyttävät tietoa eri tarkoituksiin.
Ilman yhteisesti määriteltyjä tiedonhallinnan toimintatapoja tieto voi hajautua eri järjestelmiin, tiedostoihin, tietomalleihin ja yksittäisten henkilöiden hallintaan. Samasta asiasta voidaan ylläpitää useita versioita, eikä aina ole selvää, mikä tieto on ajantasaista tai kuka siitä vastaa.
Puutteellinen tiedonhallinta voi johtaa esimerkiksi päällekkäiseen työhön, manuaaliseen tiedonsiirtoon, virheisiin ja siihen, ettei jo tuotettua tietoa pystytä hyödyntämään hankkeen seuraavissa vaiheissa.
Toimiva tiedonhallinta muodostaa hankkeelle yhteisen tiedollisen perustan.
Rakentamisen tiedonhallinta ei tarkoita vain dokumenttien tai tietomallien hallintaa. Hallittavaa tietoa voi olla esimerkiksi:
Tietojen käyttötarkoitukset vaihtelevat hankkeen aikana. Siksi jo hankkeen alkuvaiheessa on tärkeää määritellä, mitä tietoa tarvitaan ja miten sitä tullaan hyödyntämään myöhemmin.
Hyvä tiedonhallinta alkaa ennen tiedon tuottamista. Tilaajan ja hankkeen johdon on tunnistettava, mitä tietoa hankkeessa tarvitaan, kuka tiedon tuottaa, missä muodossa se toimitetaan ja mihin tarkoitukseen sitä käytetään.
Kun tietovaatimukset määritellään riittävän aikaisin, suunnittelijat ja muut osapuolet pystyvät tuottamaan tietoa yhdenmukaisella tavalla.
Tämä vähentää tilannetta, jossa hankkeen loppuvaiheessa huomataan, ettei tarvittavaa tietoa ole tuotettu tai että se joudutaan kokoamaan uudelleen käsin.
Tieto ei ole arvokasta vain siksi, että se on olemassa. Sen pitää olla riittävän laadukasta käyttötarkoitukseensa.
Laadukkaassa rakennushankkeen tiedossa korostuvat esimerkiksi oikeellisuus, ajantasaisuus, yhdenmukaisuus, löydettävyys ja ymmärrettävyys.
Erityisesti tietomallipohjaisessa toiminnassa tiedon rakenteella on suuri merkitys. Kun tietosisältöä tuotetaan sovittujen vaatimusten ja nimikkeistöjen mukaisesti, samaa tietoa voidaan hyödyntää tehokkaammin esimerkiksi tarkastuksissa, määrälaskennassa, raportoinnissa ja myöhemmissä hankevaiheissa.
Rakennushankkeen tiedonhallinnan yksi keskeisistä tavoitteista on tiedon jatkuvuus.
Hankkeen alkuvaiheessa määriteltyjen vaatimusten tulisi ohjata suunnittelua. Suunnittelussa syntyvää tietoa pitäisi pystyä hyödyntämään rakentamisessa, ja rakentamisen aikana syntyvän toteumatiedon tulisi siirtyä rakennuksen käyttöön ja ylläpitoon.
Jos tiedonkulku katkeaa vaiheiden välillä, tietoa joudutaan tuottamaan uudelleen.
Siksi rakentamisen tiedonhallintaa kannattaa tarkastella yksittäisen hankevaiheen sijasta koko tiedon elinkaaren näkökulmasta:
vaatimukset → suunnittelu → rakentaminen → toteumatieto → käyttö ja ylläpito
Rakentamisen tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen liittyvät läheisesti toisiinsa, mutta tarkoittavat eri asioita.
Tiedonhallinnassa keskitytään siihen, että tieto on laadukasta, ajantasaista, yhdenmukaista ja käytettävissä. Tiedolla johtamisessa tätä tietoa hyödynnetään päätöksenteossa, toiminnan seurannassa ja ennakoinnissa.
Ilman toimivaa tiedonhallintaa myös tiedolla johtaminen perustuu helposti puutteelliseen tai keskenään vertailukelvottomaan tietoon.
Hyvä tiedonhallinta ei siis ole itseisarvo. Sen tarkoituksena on mahdollistaa tiedon tehokas hyödyntäminen koko hankkeen ja rakennuksen elinkaaren ajan.
Kiinteistönomistaja käynnistää rakennushankkeen, jossa suunnitteluun osallistuu useita eri suunnittelualoja. Hankkeen alkuvaiheessa määritellään yhteisesti, mitä tila-, vaatimus-, suunnittelu- ja tietomallitietoa hankkeen eri vaiheissa tarvitaan sekä miten tieto tulee tuottaa.
Suunnittelun edetessä tietosisältöä tarkastetaan sovittuja vaatimuksia vasten. Kun tieto tuotetaan alusta lähtien yhdenmukaisesti, sitä voidaan hyödyntää seuraavissa hankevaiheissa ilman tarpeetonta manuaalista uudelleenkäsittelyä.
Hankkeen valmistuessa toteumatieto voidaan luovuttaa hallitusti kiinteistön käyttöön sen sijaan, että ylläpidon tarvitsemaa tietoa ryhdytään kokoamaan uudelleen eri dokumenteista ja järjestelmistä.
Näin sama tieto palvelee useita käyttötarkoituksia koko hankkeen ajan.
Hyvin suunniteltu rakentamisen tiedonhallinta:
Rakentamisen tiedonhallinnan kehittämisessä huomio kiinnittyy helposti käytettäviin ohjelmistoihin ja järjestelmiin. Teknologia ei kuitenkaan yksin ratkaise tiedonhallinnan haasteita.
Toimiva tiedonhallinta edellyttää, että hankkeessa on määritelty yhteiset tavoitteet, tietovaatimukset, vastuut ja toimintatavat. Vasta tämän jälkeen teknologia voi tukea tiedon tehokasta tuottamista, hallintaa ja hyödyntämistä.
Graviconin näkökulmasta olennaista on tarkastella tietoa koko sen elinkaaren ajan. Hankkeen alkuvaiheessa määritelty tieto pitäisi pystyä hyödyntämään suunnittelussa, rakentamisessa ja mahdollisuuksien mukaan myös valmiin rakennuksen käytössä.
Tavoitteena on, ettei samaa tietoa tarvitse tuottaa uudelleen jokaisessa hankevaiheessa, vaan kerran laadukkaasti tuotettu tieto palvelee mahdollisimman montaa käyttötarkoitusta.
Rakentamisen tiedonhallinta tarkoittaa rakennushankkeessa syntyvän tiedon suunnitelmallista määrittelyä, tuottamista, ylläpitoa, jakamista ja hyödyntämistä. Tavoitteena on varmistaa, että oikea ja ajantasainen tieto on oikeiden osapuolten käytettävissä oikeaan aikaan.
Rakennushankkeessa tietoa syntyy useissa organisaatioissa, järjestelmissä ja hankevaiheissa. Hyvä tiedonhallinta vähentää tiedon hajanaisuutta, virheitä ja päällekkäistä työtä sekä helpottaa tiedon hyödyntämistä hankkeen aikana ja sen jälkeen.
Hallittavaa tietoa ovat esimerkiksi hankkeen perustiedot, vaatimukset, suunnitelmat, tietomallit, tila- ja tuotetiedot, aikataulut, kustannustiedot, päätökset sekä rakentamisen aikana syntyvä toteumatieto.
Kehittäminen kannattaa aloittaa määrittelemällä, mitä tietoa organisaatio ja hanke tarvitsevat ja mihin tietoa käytetään. Tämän jälkeen voidaan sopia tietovaatimuksista, vastuista, tiedon rakenteesta, laadunvarmistuksesta, tiedonsiirrosta ja käytettävistä järjestelmistä.
Graviconin asiantuntijat auttavat määrittämään, johtamaan ja varmistamaan rakennushankkeen tietosisällöt koko hankkeen ajan.
Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä!
