Rakennushankkeista ja kiinteistöistä syntyy jatkuvasti tietoa kustannuksista, aikatauluista, riskeistä, suunnittelusta ja hankkeiden etenemisestä. Tiedolla johtamisessa olennaista ei ole tiedon määrä, vaan kyky tunnistaa päätöksenteon kannalta tärkeä tieto ja hyödyntää sitä oikeaan aikaan.
Tässä oppaassa kerromme, mitä tiedolla johtaminen tarkoittaa rakentamisessa ja kiinteistöjohtamisessa, miten tieto muutetaan päätöksenteon tueksi ja mikä merkitys yhteisellä tilannekuvalla on johtamisessa.
Tiedolla johtaminen tarkoittaa luotettavan ja ajantasaisen tiedon järjestelmällistä hyödyntämistä päätöksenteossa, toiminnan seurannassa ja ennakoinnissa. Rakentamisessa tiedolla johtaminen auttaa muodostamaan tilannekuvan yksittäisestä rakennushankkeesta tai koko hankesalkusta sekä tunnistamaan esimerkiksi kustannuksiin, aikatauluihin ja riskeihin liittyviä muutoksia. Toimiva tiedolla johtaminen edellyttää laadukasta ja yhdenmukaista tiedonhallintaa.
Tiedolla johtaminen tarkoittaa tiedon järjestelmällistä hyödyntämistä päätöksenteon ja toiminnan johtamisen tukena. Rakentamisessa tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi rakennushankkeen etenemisen seuraamiseen, riskien tunnistamiseen, kustannusten ja aikataulujen hallintaan sekä useista hankkeista muodostuvan hankesalkun johtamiseen.
Tiedolla johtamisen tavoitteena ei ole tuottaa mahdollisimman paljon raportteja tai kerätä kaikkea saatavilla olevaa dataa. Olennaista on tunnistaa, mitä päätöksiä organisaatiossa tehdään ja mitä tietoa näiden päätösten tueksi tarvitaan.
Tiedolla johtaminen voidaan tiivistää ketjuksi:
tieto → tilannekuva → ymmärrys → päätös → toiminta
Tieto tuottaa arvoa vasta, kun sitä pystytään hyödyntämään toiminnassa.
Rakennushankkeissa syntyy paljon tietoa, mutta tiedon suuri määrä ei automaattisesti tarkoita hyvää näkyvyyttä hankkeen tilanteeseen.
Tietoa voi olla esimerkiksi projektipankeissa, talousjärjestelmissä, aikatauluissa, tietomalleissa, Excel-taulukoissa, raporteissa ja yksittäisten asiantuntijoiden hallussa.
Tällöin yksittäisen tiedon löytäminen voi onnistua, mutta kokonaiskuvan muodostaminen on vaikeaa.
Johdon näkökulmasta olennaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi:
Tiedolla johtamisen tehtävänä on auttaa vastaamaan näihin kysymyksiin mahdollisimman luotettavan ja ajantasaisen tiedon perusteella.
Tiedolla johtamista kehitettäessä on helppo aloittaa siitä, mitä tietoa organisaatiolla jo on tai mitä järjestelmistä pystytään raportoimaan.
Parempi lähtökohta on kysyä ensin: Mitä meidän pitää pystyä johtamaan ja millaisia päätöksiä meidän pitää tehdä?
Kun päätöksenteon tarpeet tunnetaan, voidaan määritellä niitä tukevat tiedot ja mittarit.
Esimerkiksi kiinteistönomistajan ei välttämättä tarvitse nähdä kaikkia yksittäisen rakennushankkeen tietoja. Sen sijaan hankesalkun johtamisessa voidaan tarvita yhdenmukainen näkymä hankkeiden kustannuksiin, aikatauluihin, vaiheisiin, riskeihin ja päätöstarpeisiin.
Näin tiedon kerääminen palvelee selkeää käyttötarkoitusta.
Tiedolla johtamisen tarpeet riippuvat organisaatiosta ja johtamisen tasosta. Rakennushankkeissa hyödynnettävää tietoa voivat olla esimerkiksi:
Kaikkea tietoa ei kuitenkaan tarvitse nostaa johdon näkymään. Olennaista on tunnistaa johtamisen kannalta merkitykselliset tiedot ja esittää ne sellaisessa muodossa, että poikkeamat ja muutokset voidaan havaita nopeasti.
Tilannekuva kokoaa päätöksenteon kannalta olennaisen tiedon ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi.
Hyvä tilannekuva auttaa hahmottamaan, missä tilanteessa yksittäinen hanke tai koko hankesalkku on juuri nyt. Sen avulla voidaan tunnistaa muutoksia ja poikkeamia sekä suunnata huomio asioihin, jotka edellyttävät reagointia.
Raportointi ja tilannekuva eivät ole täysin sama asia.
Raportointi kertoo, mitä on tapahtunut.
Tilannekuva auttaa ymmärtämään, missä olemme nyt.
Tiedolla johtaminen auttaa päättämään, mitä tehdään seuraavaksi.
Tilannekuva voi muodostua esimerkiksi kustannus-, aikataulu-, riski- ja etenemistiedoista. Olennaista on, että tieto on riittävän ajantasaista ja esitetty johdonmukaisesti.
Yksittäisessä rakennushankkeessa tiedolla johtamisen tavoitteena on tukea hankkeen ohjausta.
Hankkeen johdon pitää pystyä tunnistamaan mahdollisimman aikaisin, jos esimerkiksi aikataulu, kustannukset tai suunnittelutilanne poikkeavat tavoitteesta.
Kun keskeiset tiedot ovat helposti saatavilla ja niiden muutoksia seurataan säännöllisesti, huomio voidaan kohdistaa poikkeamiin sen sijaan, että aikaa käytetään tietojen kokoamiseen useista eri lähteistä.
Tiedolla johtaminen tukee näin sekä päivittäistä hankkeen ohjausta että hankkeen kannalta merkittäviä päätöksiä.
Tiedolla johtamisen merkitys korostuu entisestään organisaatioissa, joilla on samanaikaisesti useita rakennus- tai kehityshankkeita.
Yksittäisen hankkeen tilanne voi olla hyvin tiedossa, mutta johdon on pystyttävä tarkastelemaan myös kokonaisuutta.
Hankesalkun näkökulmasta olennaista voi olla esimerkiksi nähdä:
Jotta hankkeita voidaan vertailla, niiden tietojen pitää olla riittävän yhdenmukaisia. Jos jokainen hanke raportoi eri asioita eri tavalla, kokonaiskuvan muodostaminen vaatii paljon manuaalista työtä.
Tiedolla johtaminen on siksi myös yhteisten toimintatapojen ja mittareiden määrittelyä.
Johtamisen kannalta tiedon esitystavalla on suuri merkitys.
Laaja Excel-taulukko voi sisältää kaiken tarvittavan tiedon, mutta olennaisten muutosten tunnistaminen voi silti olla hidasta.
Visualisoinnin tehtävänä on tehdä tiedosta helpommin ymmärrettävää. Esimerkiksi hankkeiden sijoittuminen kartalle, aikataulujen eteneminen, kustannusten kehitys tai hankkeiden riskitasot voidaan esittää tavalla, joka auttaa hahmottamaan kokonaisuuden nopeasti.
Visualisointi ei kuitenkaan korvaa laadukasta tietoa. Hyväkin käyttöliittymä antaa väärän kuvan tilanteesta, jos sen taustalla oleva tieto on vanhentunutta, puutteellista tai keskenään vertailukelvotonta.
Tiedolla johtaminen ja rakentamisen tiedonhallinta liittyvät tiiviisti toisiinsa, mutta niiden näkökulma on erilainen. Rakentamisen tiedonhallinnassa keskitytään siihen, miten tieto määritellään, tuotetaan, ylläpidetään ja jaetaan. Tiedolla johtamisessa kysytään, miten tätä tietoa voidaan hyödyntää päätöksenteossa.
Jos hankkeiden perustiedot, kustannukset, aikataulut tai muut keskeiset tiedot tuotetaan eri tavoin, niitä on vaikea vertailla ja yhdistää luotettavaksi kokonaiskuvaksi. Siksi toimiva tiedonhallinta on yksi tiedolla johtamisen tärkeimmistä edellytyksistä.
Tiedolla johtamisen kehittäminen ei välttämättä edellytä uuden järjestelmän käyttöönottoa ensimmäisenä toimenpiteenä.
Hyvä lähtökohta on edetä seuraavasti:
1. Määrittele johtamisen tarpeet.
Mitä organisaation pitää pystyä seuraamaan, ennakoimaan ja päättämään?
2. Tunnista tarvittava tieto.
Mitä tietoja näiden päätösten tekemiseen tarvitaan?
3. Vakioi keskeiset tiedot ja mittarit.
Miten varmistetaan, että eri hankkeista saatava tieto tarkoittaa samaa asiaa ja on vertailukelpoista?
4. Kokoa tieto tilannekuvaksi.
Miten tieto esitetään niin, että kokonaisuus ja poikkeamat ovat helposti havaittavissa?
5. Liitä tieto osaksi johtamisen käytäntöjä.
Missä tilanteissa tietoa tarkastellaan, kuka reagoi poikkeamiin ja miten tiedon perusteella tehdyt päätökset viedään käytäntöön?
Tavoitteena ei ole rakentaa mahdollisimman laajaa raportointijärjestelmää, vaan tehdä päätöksenteon kannalta olennaisesta tiedosta helposti hyödynnettävää.
Kiinteistönomistajalla on samanaikaisesti käynnissä 25 rakennus- ja peruskorjaushanketta.
Jokaisen hankkeen projektipäällikkö tuntee oman hankkeensa tilanteen hyvin, mutta organisaation johdon on vaikea muodostaa kokonaiskuvaa hankesalkusta. Hankkeiden tietoja ylläpidetään eri Excel-taulukoissa ja järjestelmissä, ja kuukausiraporttien kokoaminen vaatii tietojen keräämistä useista lähteistä.
Organisaatio määrittelee kaikille hankkeille yhteiset perustiedot ja johtamisen kannalta keskeiset mittarit. Hankkeiden vaihetta, aikataulua, kustannuksia ja riskejä tarkastellaan tämän jälkeen yhteisessä tilannekuvassa.
Johto näkee kokonaisuuden yhdestä näkymästä ja pystyy tunnistamaan hankkeet, joissa on merkittäviä poikkeamia. Tarkempaa tietoa voidaan tarkastella tarvittaessa hankekohtaisesti.
Tiedolla johtamisen hyöty ei tässä tapauksessa synny pelkästä visualisoinnista. Olennaista on, että hankkeista tuotetaan yhdenmukaista tietoa ja että yhteinen tilannekuva ohjaa huomion päätöksentekoa vaativiin asioihin.
Toimiva tiedolla johtaminen:
Tiedolla johtamisen kehittäminen aloitetaan helposti järjestelmistä, raporteista tai siitä, mitä dataa organisaatiolla jo on saatavilla. Graviconin näkökulmasta lähtökohdan pitäisi olla toinen: ensin määritellään, mitä halutaan johtaa ja millaisia päätöksiä tiedon avulla pitää pystyä tekemään.
Kun johtamisen tarpeet ovat selvillä, voidaan tunnistaa tarvittavat tiedot, määritellä yhteiset toimintatavat ja rakentaa niitä tukeva tilannekuva.
Erityisen tärkeää tämä on hankesalkun johtamisessa. Yksittäisten hankkeiden tietojen pitää olla riittävän yhdenmukaisia, jotta niistä voidaan muodostaa luotettava kokonaiskuva.
Teknologia (Modelspace) mahdollistaa tiedon kokoamisen ja visualisoinnin, mutta varsinainen hyöty syntyy vasta silloin, kun tieto kytketään organisaation johtamiseen ja päätöksentekoon.
Tiedolla johtaminen tarkoittaa luotettavan ja tarkoituksenmukaisen tiedon järjestelmällistä hyödyntämistä päätöksenteossa, toiminnan seurannassa ja ennakoinnissa. Tavoitteena on käyttää tietoa johtamisen tukena sen sijaan, että päätökset perustuisivat hajanaiseen tietoon tai pelkästään oletuksiin.
Tiedonhallinnassa keskitytään tiedon määrittelyyn, tuottamiseen, laatuun, ylläpitoon ja saatavuuteen. Tiedolla johtamisessa tätä tietoa hyödynnetään päätöksenteossa ja toiminnan ohjaamisessa. Hyvä tiedonhallinta muodostaa perustan toimivalle tiedolla johtamiselle.
Tilannekuva kokoaa päätöksenteon kannalta olennaisen tiedon ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Sen avulla voidaan nähdä esimerkiksi hankkeiden eteneminen, kustannustilanne, aikataulu ja keskeiset riskit sekä tunnistaa asiat, jotka vaativat reagointia.
Kun päätöksenteon kannalta olennainen tieto on ajantasaista, yhdenmukaista ja helposti ymmärrettävässä muodossa, muutokset ja poikkeamat voidaan tunnistaa aikaisemmin. Tämä auttaa tekemään päätöksiä ajantasaisen tilannekuvan perusteella ja kohdistamaan toimenpiteet sinne, missä niitä tarvitaan.
Graviconin asiantuntijat auttavat määrittämään, johtamaan ja varmistamaan rakennushankkeen tietosisällöt koko hankkeen ajan.
Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä!
